河套学院会计档案管理办法

河套学院会计档案管理办法

第一章：准则

第一条：为了加强学院会计档案管理，提高会计档案管理规范化、科学化水平。根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合分布的《会计档案管理办法》（财会字【1998】32号）等法律法规，结合学院实际，特制定本办法。

第二条：学院会计档案由办公室综合档案科和计划财务处计划科共同管理。综合档案科负责会计档案工作的指导、监督、检查和移交本科室会计档案保管工作，会同财会人员做好会计档案的查阅、销毁等工作；计划科负责会计档案的立卷、归档、移交和移交前的保管、查阅等工作；学院独立核算单位负责本单位会计档案的立卷、归档、移交和移交前档案的保管、查阅等工作。

第三条：学院计划财务处计划科须设置会计档案管理专职岗位，专人负责会计档案的日常管理，明确职责、建立健全会计档案的内部控制制度。

第四条：学院办公室和计划财务处要加强会计档案管理工作的领导，定期对学院会计档案管理工作进行指导、检查和监督；保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第五条：学院年度预算应安排会计档案管理专项业务经费，保障会计档案管理正常运转。

第二章：会计档案的内容及分类

第六条：学院会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据。会计档案分为“会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类”四类。

第七条：会计凭证类档案包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（一）原始凭证是指经济业务发生时，由经办人员直接取得或者填制，用以表明本项业务已经发生或其完成情况，并明确相关经济责任的一种凭证。是填制记账凭证、登记账簿的原始依据。包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。

（二）记账凭证是指按经济业务性质归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。

（三）汇总凭证是指将许多同类记账凭证逐日或定期汇总后填制的凭证。

（四）其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。

第八条：会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录学院的经济业务，对大量分散数据、资料进行分类归集，逐步加工成有效会计信息的工具。会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

第九条：财务报告是指用来反映学院财务状况和事业发展成果的

总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

第十条：其他类会计档案包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；学生花名及收费项目和标准清册、学生缴费及欠费情况表册、工资薪金发放清册、住房公积金备查簿等。

第十一条：以下与财务会计核算相关的文件材料，不作为会计档案管理，按文书档案管理：

（一）学院年度财务预算及预算执行、考核情况；

（二）学院对外投资的文件及相关投资证明；

（三）学院年度收入分配的相关文件及资料；

（四）学院教学仪器设备购置、基本建设、维修工程的施工和贷款；

（五）各类审计决定、报告及意见；

（六）公、检、法、财政、税务下达的与经费有关的文书；

（七）国家及学院各项财务规章制度。

第三章：会计档案的日常管理

第十二条：学院会计档案管理实行“归档双套制”，即实行纸质会计档案与备份光盘、磁盘同时归档保存制。

第十三条：学院会计档案编码按照“年度码”加“会计档案分类码”加“案卷号”的规范进行编制，编码规范为x-KJy.z-n。其中：x表示会计档案年度码；KJ表示会计档案代码；y表示会计档案分类码；z表示同类会计档案分类（二级类目）号；n表示同类案卷顺序号。Y=1,2,3,4，x-KJy.z-n分别表示“会计报告类、会计账簿类、会计凭证类、其他类”会计档案。

第一节：会计档案的立卷和归档

第十四条：学院计划财务处各科室是本科室形成完整会计档案的立卷人；计划科是本处各科室形成非完整性会计档案的立卷人；国有资产管理处是固定资产账簿（卡片）的立卷人；独立核算单位是本单位会计档案的立卷人。负责整理、装订、立卷和归档，永久保存档案单独装订成册，并加盖“永久保存”印章独保存。

第十五条：会计档案管理实行“类别年度”分类法。即先按“会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类”四个类型分类，各类再按年度分开立卷管理。

（一） 会计凭证类档案的立卷：

将记账凭证及其所附原始凭证、凭证汇总表，按时间先后顺序编号排列保存，月末结账后（一周内）装订。每月根据数量多少装订一本或数本（业务少可连续数月装订一本），每本厚度不超过200页或2—3cm；装订完毕由会计主管人员、复核人员、装订人员盖章。

凭证案卷封面应载明：档案编码、单位名称、年度月份、本期册数、本册册次、保管年限、记账凭证起讫编号等内容。

（二）会计账簿类档案的立卷：

年终自动生成、打印、整理各类纸质账簿，一本为一卷。账簿案卷封面应载明：档案编码、单位名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、账簿页码、保管期限，财务处负责人、立卷人签名或盖章等内容。

（三）财务报告类档案的立卷：

年终决算后，按财务报告月度、季度、年度分别整理立卷，一本一卷。案卷封面须载明：档案编码、单位名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管年限等内容。

（四）其他类档案的立卷：

年终决算后，将银行存款余额表及银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等分别立卷，案卷封应载明：档案编码、单位名称、档案名称、所属年度、卷内张数、保管年限等内容。

（五）电子版会计档案的立卷：

按月将学院电子版会计档案记录成光盘，载明档案名称、记录日期、记录人姓名、编码（与相应纸质档案编码一致），履行交接手续归档，妥善保存。

第二节：会计档案的保管

第十六条：会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为5年、10年、15年、30年四类；会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起，保管年限详见附表《河套学院会计档案保管期限表》。

第十七条：为方便会计档案的查阅和利用，学院近2年的会计档

案由计划财务处计划科保管；学院近2年的固定资产卡片由国有资产管理处保管；2年后须及时移交学院办公室综合档案科保管。

第十八条：计划财务处各科室当年形成的会计档案，在会计年度

终了前，由各科室负责妥善保管；会计年度终了一个月内由计划财务处指派人员监交，各移交科室编制移交清册，移交计划科保管。

第十九条：学院独立核算单位当年形成的会计档案，由该单位会计保管（出纳不得兼管），期限为2年，到期后就及时移交学院办公室综合档案科。

第二十条：学院各会计档案保管部门，应有必备的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀和磁盘、光盘的防磁、防折工作。

第三节：移交和异动

第二十一条：学院部门之间、人员之间交接会计档案，交接双方须办理会计档案交接手续。移交方须编制会计档案移交清册，一式三份，列明移交会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接双方须按清册所列内容逐一清点交接，防止差错。交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移清册上签名，一份会同会计档案归档，另两份由交接双方各留一份作为交接凭证。

第二十二条：学院各部门与办公室综合档案科之间移交会计档案，由双方部门的经办人员处理，学院监审处指派人员监交。

第二十三条：学院单独核算单位撤销时，其撤销前形成的会计档案应全部、及时移交于办公室综合档案科。

第二十四条：已经立卷归档的会计档案，不得私自拆封或抽换。尚未移交综合档案科的会计档案，拆封重新整理，须经计划财务处负责人、分管财务院领导批准后，派人监督办理；已移交综合档案科保管的会计档案，拆封重新整理，须经分管院领导、院长批准，由综合档案科会同计划科和经办人共同拆封整理，以便分清责任。

第四节：查阅和利用

第二十五条：学院各会计档案管理部门，须建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，保证会计档案安全。应编制会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。学院内部人员查阅，必须经学院计划财务处负责人批准；学院外人员查阅，须经院长批准；并办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

第二十六条：查阅、复制会计档案，档案管理人员不得脱岗，档案不得离开查阅地；严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第五节：期满销毁

第二十七条：学院办公室会同计划财务处，每年应对会计档案进

行一次清理和鉴定。对保管期满、经鉴定已无保存价值的会计档案，应按照规定程序及时报批、销毁。

第二十八条：保管期满但未结清的债权债务和其他未结清事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到结清为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十九条：保管期满的会计档案，除本办法第二十七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由学院办公室牵头，会同计划财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）由学院主管财务和办公室工作的副院长分别在销毁清册上签署意见，并报市档案馆审核；

（三）销毁会计档案时，由学院监审处派员监销；

（四）监销人在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列的内容，清点核对所销毁的会计档案；销毁后须在会计档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况分别报告学院分管财务和办公室院领导。

第四章：责任

第三十条：会计档案立卷人，要对会计档案的完整性、规范性和立卷归档的及时性负责；会计档案保管人员，要对会计档案的管理负责，因管理不善造成会计档案毁损的，要追究保管人员的责任。

第三十一条：各会计档案使用人和查阅人，必须遵守档案查阅登记及管理制度。损坏、丢失会计档案的，要追究相关人员的责任：对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的部门和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理：对故意销毁会计档案的部门和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，提交司法机关处理。

第五章：附则

第三十二条：本办法由计划财务处负责解释和修订；本办法自2014年1月1日起实施。

附表：河套学院会计档案保管期限表