声像档案归档制度

为了加强声像档案的科学管理，提高案卷质量，便于更好开发利用声像档案的信息资源，为学校各项工作服务，特制定本制度，望各所属单位和有关部门遵照执行。

一、归档范围及保管期限表

声像档案是指照片、录音带、录像带、光盘等材料。

1．反映本单位主要职能活动和工作成果的照片、录音带、录像带等。永久

2．领导人和著名人物参与本单位有关的重大公务活动的录音带、录像带、照片等。永久

3．本单位组织或参加的重要外事活动的录音带、录像带、照片等。永久

4．记录本单位重大事故、事件、自然灾害及异常现象的录音带、录像带、照片档案。永久

5．与其他载体档案有密切联系的录音带、录像带、照片。永久

6．本单位主持召开的会议的录音带、录像带、照片。长期

7．本单位组织的大型文体活动的录音带、录像带、照片。长期

8．其他具有保存价值的录音带、录像带、照片。短期

二、归档要求

1．照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放。

2．照片档案的分类，应在全宗内按年度——问题进行分类。根据实际需要也可按问题——年度分类，分类应保持前后一致，不能随意变动。

3．根据分类情况，将照片与说明一起固定在蕊页上，并组成案卷。

4．根据照片的规格，画面和说明的字数确定照片固定位置。

5，卷内以照片的自然张和有总说明的若干张为单元填写卷内目录，放在最前面的一页。

6．卷内备考表放在最后面。

7．照片档案组成的案卷、题名应概括案卷全部照片的基本主题。

8．卷内照片要以卷编写顺序号。

9．每张照片上要有文字说明(包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素)。

10．一组(若干张)联系密切的照片上应加总说明，凡是已加总说明的照片分别编写简要的分说明。

11．录音带、录像带整理方法基本一致，一般情况不需要进行案卷组合，直接以盒(盘)分类、编号、编目、排列，但录音带、录像带应分开整理、编目，不应混合排列与编号。

12．录音带、录像带应贴标签，并在标签上写明题名、录音(像)日期、盘(盒)数、编号、带长、责任者，一盒一盘录音带、录像带若包括多种内容，应依次标出时间长短内容及说明。

13．声像档案的备考表可采用《机关档案工作业务建设规范》中的3、4条规定的案卷目录。

14．照片档案备考表可采用297mmx210mm规格的备考表。

三、归档时间与交接手续

1．照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并写好说明及时间向档案室称交，或随其他载体的档案一起向档案室移交。

2．录音带、录像带一盘(盒)录满后，贴好标签，填上“归档要求”第12条所指的项目后及时向档案室移交。

3．声像档案移交时也要由承办单位或承办人编制移交目录一式两份，交接双方按照移交目录清点，帐物相符双方在移交目录上签字。将声像档案接收入档案室。移交目录双方各保存一份。